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La check list parfaite pour créer un événement
Organiser un événement, qu’il soit professionnel ou privé, offre bien des avantages. Cela vous permet d’accroître votre visibilité, de développer votre réseau en rencontrant de nouveaux prospects ou partenaires éventuels, ou encore de fédérer des équipes autour d’une même cause ou d’une thématique intéressante pour tous les participants. Si la conception de l’événement semble couler de source, il n’en est pas toujours de même pour sa mise en œuvre, susceptible d’engendrer imprévus et problèmes de dernière minute. Aussi, et pour vous permettre de vous concentrer sur des bouleversements impromptus le jour J, une préparation minutieuse et rigoureuse doit être activement menée en amont de l’événement. Celle-ci sera l’opportunité de définir précisément le déroulé de l’événement et de parer à tout risque de bévue. De plus, vous profiterez de votre manifestation l’esprit beaucoup plus serein. En outre, nous vous recommandons vivement la création d’un rétroplanning avant toute chose, ce qui vous aidera à respecter les délais impartis pour chaque étape de la préparation et à avoir une vue d’ensemble de vos tâches. Pour vous assister dans votre projet, nous avons rédigé LA check list parfaite pour l’organisation de votre événement
1. Définition des objectifs de l’événement
Votre événement est organisé dans un but bien précis : faire connaître votre marque, rassembler vos collaborateurs lors d’un séminaire en lien avec votre secteur d’activité, développer la cohésion des équipes au cours d’un team building, marquer l’anniversaire de votre enseigne ou encore faire part d’une évolution de votre entreprise. Il peut se traduire par des formes diverses, dont les plus courantes sont les suivantes :
- gala
- convention, colloque ou séminaire
- anniversaire ou date-clé
- conférence de presse
- campagne de recrutement
- inauguration
La définition des objectifs de la manifestation vous permettra de maintenir une ligne directrice et de ne pas vous éparpiller. Affinez par la suite les contours de votre projet : quels types d’invités souhaitez-vous faire venir ? Le cas échéant, quels intervenants ? Combien d’invitations allez-vous envoyer ? Nous vous recommandons vivement de poser ces éléments sur le papier afin d’y voir clair.
2. Définition du budget de votre manifestation
Certes, définir le budget de votre événement au centime près peut être chronophage. Néanmoins, cette étape n’en demeure pas moins indispensable et ce dès les prémices de votre projet. Consacrez à l’établissement du budget le temps dont vous avez besoin afin de penser à chaque dépense :
- location de l’espace dans lequel se tiendra l’événement
- catering
- défraiement des déplacements des intervenants et hébergement le cas échéant
- ressources humaines indispensables au bon déroulé : service de sécurité, serveurs et autres prestataires
- logistique
- marketing et moyens de communication autour de l’événement
- animation
- goodies et cadeaux à destination des invités
Complétez cette liste selon les spécificités de votre projet afin d’être le plus exhaustif possible. Notez bien que votre budget peut être flexible, cela dépendra du type de prestations choisies.
3. Choix de l’horaire et de la date de l’événement
Que la manifestation dure une journée ou s’étende sur plusieurs jours, sa date ne doit pas relever du hasard. Au contraire, elle doit être définie en tenant compte du type de public convié à prendre part à l’événement. Par exemple, la période des vacances scolaires est idéale pour certains, inenvisageable pour d’autres. En outre, le mardi et le jeudi sont des jours particulièrement appropriés, en ce sens où la présence des salariés en entreprise est la plus importante. N’omettez pas de vous tenir informé des autres manifestations éventuelles prévues dans la ville de votre événement ainsi que des grands événements nationaux.
Le choix du lieu sera décidé selon vos envies, mais n’oubliez pas qu’il doit correspondre à l’événement en lui-même. Un colloque sur la physique des particules, par exemple, sera parfaitement approprié dans un planétarium ou un musée scientifique. En revanche, votre public sera peut-être perplexe de découvrir que celui-ci a lieu dans un établissement culturel axé sur les arts du cirque. Assurez-vous de la capacité d’accueil du site sur lequel vous jetterez votre dévolu et renseignez-vous bien sur les dispositifs et moyens techniques présents sur place. Il serait regrettable de régler un problème de lumière ou de son à la dernière minute !
4. Envoi des invitations et diffusion de l’événement
Cela commence par l’établissement précis de l’identité des invités. Il est essentiel que vous les informiez de la tenue de votre événement suffisamment tôt : ainsi auront-ils le temps de confirmer ou d’infirmer leur présence. D’un point de vue très concret, cela sera l’opportunité pour vous de mettre à jour certains aspects de votre manifestation et d’ajuster votre budget, notamment relatif au repas, au buffet ou aux cocktails servis aux invités.
C’est aussi le moment de communiquer sur votre événementiel. En fonction de la nature et de la taille de celui-ci, vous pouvez contacter la presse régionale, les agendas culturels en ligne, les sites web spécialisés dans la thématique ou encore les radios locales.
5. Réservation auprès des prestataires
Après avoir rédigé une check list exhaustive de l’ensemble des services dont vous avez besoin, place au choix des prestataires extérieurs. Agents d’accueil et de sécurité, traiteur, modérateur des conférences, animateurs, ingénieurs son si besoin… RIEN ne doit être oublié. Cette étape est l’une des plus fastidieuses, prenez le temps nécessaire pour vous assurer d’avoir pensé à tout. Anticipez l’établissement des devis : selon le prestataire, le délai d’obtention du document peut prendre plus ou moins de temps. De même, nous vous déconseillons de multiplier les demandes de devis auprès de professionnels du même secteur. Vous risquez là encore de perdre de vue votre ligne directrice et les objectifs initiaux de votre événement. Cette étape peut se chevaucher sur la précédente sans impacter le bon déroulé de votre organisation.
6. Le point pré-événement
A ce stade du projet, votre check list doit se réduire à vue d’œil. A l’image d’un spectacle soumis à une répétition générale (bien souvent l’avant-veille de l’événement), votre événement doit impliquer a minima une simulation du jour J. Vos collaborateurs peuvent par exemple jouer le rôle d’un intervenant et ainsi mettre en lumière les derniers aspects à faire évoluer, qu’ils soient techniques, signalétiques, scéniques ou autre. C’est aussi le moment de briefer une dernière fois vos partenaires, collaborateurs, bénévoles et autres membres du staff contribuant à l’événement.
7. L’après-événement
Le post-événement est aussi bien logistique que communicationnel. D’une part, il vous faudra penser à nettoyer et ranger le lieu où s’est tenu votre événement. Certains espaces habitués à recevoir du public incluent le nettoyage dans leur contrat de réservation. Ce choix est laissé à votre appréciation, mais sachez qu’en cas de budget serré, il peut constituer une alternative intéressante.
D’autre part, le post-événement est l’occasion parfaite de mesurer la réussite de votre événementiel et de recueillir les impressions de vos invités. Leur feedback peut se traduire par exemple par la réponse à un questionnaire en ligne ou par des commentaires sur les réseaux sociaux dédiés à l’événement. Vous pouvez également profiter d’un mail de remerciement à destination de l’ensemble des invités pour leur donner la possibilité de vous faire part de leurs retours par ce même média. Les retours sont de la plus grande utilité pour un organisateur d’événements puisqu’ils sont le meilleur moyen de s’améliorer.
Les étapes que nous listons ci-dessus constituent la base de votre check list, qu’il vous faudra étoffer avec les spécificités propres à votre événement. Vous l’avez compris, la réussite d’un événement professionnel ou privé relève notamment de son organisation. A vous de jouer désormais, vous verrez que le jeu en vaut la chandelle !
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